Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Porady praktyczne

Porady praktyczne Modelowy regulamin zarządzania core facility

Modelowy regulamin zarządzania core facility

Polskie jednostki badawcze dysponują aktualnie zasobami infrastruktury badawczej (IB) o nowym, istotnie większym niż dotąd, potencjale. W celu jego efektywnego wykorzystania kluczowym jest wdrożenie nowych polityk zarządzania IB.

Jednym z wiodących rozwiązań w tym zakresie, wykorzystywanym przez wiodące uczelnie na świecie, m.in. Uniwersytet Stanford lub Cambridge, jest model core facility.

W ramach tego modelu kluczowe elementy infrastruktury o największym znaczeniu badawczym mogą być wykorzystywane przez jednostki organizacji lub użytkowników zewnętrznych poprzez oddzielne, scentralizowane centrum wspólnych usług B+R.

Do głównych zalet wdrożenia tego modelu, wynikających z doświadczeń jednostek badawczych (w szczególności wiodących uczelni wyższych) należą efektywność realizacji założonych projektów badawczych oraz procesów, zarządzania wykorzystaniem elementów infrastruktury badawczej o największym znaczeniu dla danej organizacji, jak również potencjalne rozszerzenie oferty usług dla podmiotów trzecich.

1. Modelowy regulamin zarządzania core facility - wytyczne co do kształtu modelu zarządczego i uprawnień decyzyjnych dla core facility

Opracowanie i wdrożenie regulaminu udostępniania infrastruktury badawczej jest bez wątpienia jednym z najważniejszych kroków do efektywnego, precyzyjnie określonego i bezpiecznego zarządzania przez jednostkę badawczą składnikami majątku w postaci takiej infrastruktury.

Stworzenie warunków organizacyjnych sprzyjających efektywnemu zarządzaniu infrastrukturą badawczą – zarówno w kontekście wykorzystania komercyjnego, jak i niekomercyjnego    stanowi nadrzędny cel przyświecający przygotowaniu niniejszego opracowania.

Uchwalenie danego regulaminu zostało uznane w przepisach powszechnie obowiązującego prawa za obowiązkowe jedynie w odniesieniu do szkół wyższych (uczelni) w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym. Ustawodawca nie zdecydował się na sformułowanie analogicznego obowiązku w stosunku do innych kategorii podmiotów objętych zakresem niniejszego opracowania1, – tj. instytutów badawczych w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych, czy też jednostek naukowych Polskiej Akademii Nauk, o których mowa w ustawie o Polskiej Akademii Nauk z dnia 30 kwietnia 2010 r., nie mniej jednak, rekomendowanym rozwiązaniem jest opracowanie i wdrożenie odpowiednich regulaminów również w przypadkach, gdy obowiązek taki nie został wprost sformułowany w przepisach ustawy. Wynika to przede wszystkim z faktu, że oparcie zarządzania infrastrukturą badawczą na konkretnych i jasnych zasadach pozwoli na zwiększenie efektywności, jakości, precyzji i bezpieczeństwa procesów, a co za tym idzie, przyczyni się do optymalizacji korzyści płynących z komercyjnego wykorzystania mienia służącego do prowadzenia badań naukowych i prac rozwojowych.

Niniejsze opracowanie ma charakter ogólny i ramowy, zatem zaproponowane w nim rozwiązania powinny być stosowane po uprzednim dostosowaniu do specyfiki danej instytucji i otoczenia prawno-organizacyjnego, w jakim instytucja funkcjonuje. W szczególności ramowy charakter wynika z faktu objęcia niniejszym opracowaniem różnych kategorii podmiotów, w ty m instytutów badawczych, instytutów PAN i uczelni wyższych (stąd, w dalszych częściach opracowania pojawiają się odwołania m.in. do studentów i doktorantów, jako podmiotów uprawnionych do korzystania z infrastruktury badawczej pozostającej w dyspozycji danej instytucji).

Przygotowanie poniższych wytycznych zostało poprzedzone analizą:

  • praktyki funkcjonowania jednostek badawczych (uczelni wyższych, instytutów badawczych, jednostek naukowych itp.);
  •  publicznie dostępnych dokumentów wewnętrznych ww. organizacji dysponujących infrastrukturą badawczą (regulaminów, polityk itp.);
  •  aktów prawnych o podstawowym znaczeniu dla podmiotów, do których skierowane są niniejsze wytyczne jak również przedmiotu regulacji, w tym w szczególności:
  1.  ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.2012.572 – t.j.);
  2.  ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz.U.2015.1095 – tj.);
  3. ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz.U.20 15.1082 – tj.).

I. Struktura regulaminu – zasadnicze obszary wymagające regulacji

W odniesieniu do szkół wyższych, obowiązek uchwalenia oraz minimalną treść regulaminu udostępniania infrastruktury badawczej określa art. 86c ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym. Zgodnie z jego zapisami, regulamin określać powinien w szczególności:

a) prawa i  obowiązki uczelni oraz jej pracowników, doktorantów lub studentów w zakresie korzystania z infrastruktury badawczej przy prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych;
b) zasady korzystania i wysokość opłat za korzystanie z infrastruktury badawczej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych przez podmioty inne niż wskazane w lit. a).

Regulamin udostępniania infrastruktury badawczej powinien jednak obejmować oprócz powyżej wymienionych zagadnień także wszystkie inne, dodatkowe i pomocnicze kwestie pozwalające na określenie reguł udostępniania infrastruktury badawczej w sposób kompleksowy i niebudzący wątpliwości.

Jak już zostało wskazane, mimo braku obowiązku ustawowego, analogiczne zasady mogą mieć również zastosowanie do podmiotów nieposiadających statusu uczelni wyższych. W konsekwencji, tekst regulaminu udostępniania infrastruktury badawczej opracowany powinien zostać w oparciu o schemat zaproponowany poniżej.

II. Poszczególne obszary regulacji w ramach regulaminu

1. Definicje

Z uwagi na złożony charakter procesu udostępniania infrastruktury badawczej oraz wielość podmiotów zaangażowanych w jego realizację, konieczne jest precyzyjne i jednoznaczne zdefiniowane występujących w tekście regulaminu pojęć. Kluczowe pojęcia, zazwyczaj wymagające zdefiniowania, to:

  • Udostępniający – pełna nazwa podmiotu udostępniającego infrastrukturę badawczą;
  • Korzystający – podmiot lub jednostka organizacyjna, której Udostępniający udostępnił infrastrukturę badawczą do korzystania;
  • Dysponent infrastruktury – kierownik jednostki organizacyjnej, w dyspozycji którego pozostaje infrastruktura badawcza, a także inna osoba upoważniona przez Udostępniającego do dysponowania infrastrukturą badawczą;
  • Infrastruktura badawcza – wszystkie elementy, w tym rzeczy ruchome i nieruchomości, przeznaczone do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych, zakwalifikowane, jako środki trwałe Udostępniającego i ujęte w odpowiedniej ewidencji;
  •  Pracownik – osoba zatrudniona przez Udostępniającego lub którąś z jego wewnętrznych jednostek organizacyjnych, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy;
  • Student – osoba kształcąca się na studiach I lub II stopnia, bądź na jednolitych studiach magisterskich prowadzonych przez Udostępniającego;
  • Doktorant – uczestnik studiów doktoranckich, a także osoba realizująca całość lub część przewodu doktorskiego u Udostępniającego;
  • Podmiot zewnętrzny – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, niewchodząca w skład wewnętrznej struktury organizacyjnej Udostępniającego;
  • Koordynator – osoba wyznaczona przez organ zarządzający jednostką badawczą, której zadaniem jest zarządzanie ekonomiczną efektywnością pełnego zbioru infrastruktury badawczej (facility  anagement), opracowanie długookresowych planów alokacji badań i potencjalnej globalnej oferty opartej na tej infrastrukturze, koordynację projektów badawczych realizowanych z wykorzystaniem różnych elementów infrastruktury; do zadań Koordynatora powinno także należeć monitorowanie wykorzystania infrastruktury sfinansowanej ze środków publicznych pod kątem wymagań danego instrumentu wsparcia;
  • Opiekun infrastruktury – osoba wyznaczona przez kierownika organizacji będącej Dysponentem infrastruktury badawczej spośród jej pracowników, do sprawowania bieżącego nadzoru nad efektywnością wykorzystania i utrzymania sprawności technicznej infrastruktury badawczej, posiadająca przy tym niezbędne kwalifikacje i wymagane uprawnienia do obsługi infrastruktury badawczej jako całości i jej poszczególnych elementów. Osoba ta również odpowiedzialna powinna być za zakres związany z przygotowaniem portfolio usług realizowanych z wykorzystaniem infrastruktury, kontakt z klientem zewnętrznym i wewnętrznym oraz podstawowe funkcje Business Development.

2. Ogólne zasady udostępniania

W ramach tej części regulaminu opisać należy jego zakres podmiotowy i przedmiotowy – tj. kategorie podmiotów i kategorie aktywności (zdarzeń), do których zastosowanie znajdą jego postanowienia.

Przykład nr 1:

1. Niniejszy Regulamin ma zastosowanie do następujących kategorii podmiotów:

1.1 pracowników Udostępniającego, korzystających w ramach swojej pracy badawczej, dydaktycznej lub naukowej z infrastruktury badawczej Udostępniającego;
1.2 studentów korzystających z oferty dydaktycznej Udostępniającego;
1.3 osób prowadzących badania naukowe lub inną aktywność naukową przy wykorzystaniu infrastruktury badawczej Udostępniającego;
1.4 innych podmiotów, w tym podmiotów zewnętrznych, które na podstawie odrębnej umowy zawartej z Udostępniającym korzystają z infrastruktury badawczej Udostępniającego.
2. Niniejszy regulamin ma zastosowanie w sytuacjach obejmujących wszelkie przypadki udostępnienia – odpłatnego lub nieodpłatnego – infrastruktury badawczej Udostępniającego.

Dodatkowo w omawianej części regulaminu znaleźć się powinny także ogólne postanowienia dotyczące dozwolonych form i celów korzystania z infrastruktury badawczej. Wskazane byłoby również zaznaczenie, że pewne kategorie infrastruktury badawczej, ze względu na swoją specyfikę bądź charakter umów zawartych przez Udostępniającego, nie mogą podlegać komercyjnemu udostępnianiu. Dane ograniczenia mogą wynikać np. ze specyficznych zasad związanych z finansowaniem inwestycji ze środków unijnych (jak wskazano w poniższym przykładzie).

Przykład nr 2:

1. Korzystanie z infrastruktury badawczej udostępnianej przez Udostępniającego odbywa się w zgodzie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, niniejszego regulaminu oraz postanowieniami zawartej umowy, o ile taka umowa została zawarta.
2. Udostępnienie określonych kategorii infrastruktury, w szczególności finansowanej ze środków zewnętrznych, w tym pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, jest możliwe wyłącznie po uprzednim przeanalizowaniu możliwości komercyjnego (odpłatnego) udostępnienia infrastruktury w świetle wiążących Udostępniającego umów i przepisów szczególnych.

Istotnym jest również, aby w regulaminie znalazły się postanowienia dotyczące zasad pierwszeństwa korzystania z infrastruktury badawczej. W zależności od regulacji przyjętych przez Udostępniającego, pierwszeństwo takie mogłoby być przyznane pracownikom lub studentom (doktorantom, słuchaczom)

Udostępniającego, zaś dopiero w dalszej kolejności prawo do korzystania z infrastruktury przysługiwałoby podmiotom trzecim (zewnętrznym). Regulamin powinien jednakże zostawiać jednostce naukowej elastyczność w kształtowaniu strumienia projektów, pozwalając na  priorytetyzację projektów strategicznych, niezależnie od ich charakterystyki. Prawo do takich decyzji powinno pozostawać w gestii Koordynatora. Takie rozwiązanie jest najczęściej stosowane w praktyce instytucji dysponujących infrastrukturą badawczą w Polsce.

Przykład nr 3:

1. Udostępniający gwarantuje pierwszeństwo w dostępie do infrastruktury badawczej następującym kategoriom osób (zgodnie z przedstawioną kolejnością):
a. Pracownikom Udostępniającego, zatrudnionym w ramach jednostki organizacyjnej będącej Dysponentem infrastruktury badawczej, a także studentom korzystającym z oferty dydaktycznej tej jednostki organizacyjnej, jeśli potrzeba dostępu do infrastruktury wynika z charakteru realizowanych  obowiązków lub programu studiów;
b. Pracownikom Udostępniającego, zatrudnionym w ramach innej jednostki organizacyjnej niż jednostka będąca Dysponentem infrastruktury, a także studentom korzystającym z oferty dydaktycznej takiej jednostki organizacyjnej, jeśli potrzeba dostępu do infrastruktury wynika z charakteru realizowanych obowiązków lub programu studiów;
c. Pracownikom lub stałym współpracownikom Udostępniającego, a także studentom korzystającym z oferty dydaktycznej Udostępniającego, gdy potrzeba dostępu do infrastruktury badawczej wynika z zaangażowania w prowadzone przez Udostępniającego postępowania komercjalizacyjne;
d. Innym osobom fizycznym lub prawnym, a także jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej, na podstawie podpisanych z Udostępniającym stosownych umów.

W przypadku szkół wyższych (uczelni), w regulaminie powinno znaleźć się zastrzeżenie, zgodnie z którym udostępnianie infrastruktury badawczej na zasadach komercyjnych podmiotom zewnętrznym nie może kolidować z wykonywaniem jej podstawowych zadań w zakresie dydaktyki, o ile komercyjne wykorzystanie nie zostanie uznane przez Koordynatora za działalność o znaczeniu strategicznym dla danej jednostki.

Przykład nr 4:

Udostępnianie infrastruktury badawczej podmiotom zewnętrznym nie może uniemożliwiać bądź znacząco utrudniać Udostępniającemu realizacji jego podstawowych zadań opisanych w statucie i przepisach prawa.

3. Prawa i obowiązki Udostępniającego

W kolejnej części regulaminu powinno znajdować się określenie praw i obowiązków podmiotów uczestniczących w procesie korzystania z infrastruktury badawczej, przy czym w każdym przypadku osobno dla Udostępniającego i Korzystającego.

Wśród praw i obowiązków Udostępniającego szczególny nacisk położyć należy na:

  • Prawo do osobistej kontroli sposobu eksploatacji udostępnionej infrastruktury badawczej, pod kątem zgodności sposobu użytkowania z wytycznymi Udostępniającego i instrukcją użytkowania;
  • Obowiązki związane z wydaniem (przekazaniem) infrastruktury badawczej Korzystającemu – w tym obowiązki dot. przekazania niezbędnej dokumentacji (instrukcji), osprzętu dodatkowego  niezbędnego do prawidłowego korzystania z infrastruktury;
  • Kwestie natury organizacyjnej – uzyskiwanie przez Udostępniającego zgody Dysponenta na korzystanie z infrastruktury badawczej; zlecanie radcy prawnemu przygotowania stosownej umowy; ewidencjonowanie podmiotów, którym udostępniono infrastrukturę do korzystania oraz przychodów z udostępniania infrastruktury badawczej; zatwierdzanie i aktualizowanie cenników opłat za udostępnianie i infrastruktury itp.

Przykład nr 5

1. Udostępniającemu przysługuje prawo do osobistej, niezapowiedzianej kontroli sposobu eksploatacji udostępnionej infrastruktury badawczej, pod kątem zgodności sposobu użytkowania z wytycznymi Udostępniającego, Dysponenta infrastruktury lub Opiekuna Infrastruktury oraz z instrukcją użytkowania;
2. Udostępniający zobowiązany jest do wydania Korzystającemu infrastruktury badawczej w stanie kompletnym i umożliwiającym korzystanie z infrastruktury zgodnie z jej przeznaczeniem , w tym łącznie z wszelką niezbędną dokumentacją (instrukcjami użytkowania) i niezbędnym osprzętem  dodatkowym;
3. Udostępniający zobowiązany jest ponadto do:
a. uzyskania zgody Dysponenta infrastruktury na jej udostępnienie Korzystającemu;
b. zlecania radcy prawnemu przygotowania stosownej umowy;
c. ewidencjonowania podmiotów, którym udostępniono infrastrukturę do korzystania oraz przychodów z udostępniania infrastruktury badawczej;
d. zatwierdzania i aktualizowania cenników opłat za udostępnianie infrastruktury.
4. Prawa i obowiązki Korzystającego

Do najważniejszych praw i obowiązków Korzystającego opisanych w regulaminie należeć powinny w szczególności kwestie związane z zabezpieczeniem prawidłowego funkcjonowania infrastruktury badawczej. Innymi słowy, Korzystający powinien zapewnić, aby w trakcie lub w wyniku korzystania przez niego z infrastruktury badawczej, nie uległa ona uszkodzeniu. W tym celu niezbędne będzie przede wszystkim przestrzeganie przez Korzystającego z wszelkich szczegółowych regulaminów i instrukcji obowiązujących w odniesieniu do infrastruktury badawczej. Dodatkowo należy zapewnić możliwość formułowania przez Udostępniającego doraźnych zaleceń co do sposobu eksploatacji infrastruktury badawczej,

Przykład nr 6:

Korzystający jest zobowiązany do:

a. należytego zabezpieczenia udostępnionej mu do korzystania infrastruktury badawczej przed jej uszkodzeniem lub utratą;

b. zagwarantowania, że wszystkie osoby dopuszczone do pracy z udostępnioną infrastrukturą badawczą będą posiadały odpowiednie kwalifikacje, poświadczone odpowiednimi dokumentami;

c. informowania Udostępniającego o wszelkich nieprawidłowościach zaobserwowanych w trakcie pracy z udostępnioną do korzystania infrastrukturą;

d. zachowania należytej ostrożności podczas eksploatacji udostępnionej infrastruktury, w tym do przestrzegania zasad BHP i PPOŻ;

e. stosowania się do wszelkich zaleceń Udostępniającego, Dysponenta infrastruktury i Opiekuna infrastruktury co do zasad prawidłowej eksploatacji udostępnionej infrastruktury badawczej;

f. zwrotu infrastruktury po upływie okresu udostępnienia w stanie niepogorszonym.

Udostępniający nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie pozostawione materiały, pliki lub inne dokumenty niezależnie od jej formy, a w szczególności nie odpowiada za ich wyciek lub publikację przez osoby nieuprawnione.

5. Tryb i procedura udostępnienia

W kolejnej części regulaminu należy wyczerpująco opisać procedurę udostępnienia infrastruktury badawczej. Powszechnie stosowaną praktyką w tym zakresie jest ustalanie osobnych procedur dla dwóch grup przypadków, wskazanych poniżej:

  • Udostępnianie „wewnętrzne” – w przypadku udostępniania infrastruktury badawczej osobom lub jednostkom organizacyjnym umiejscowionym w strukturach Udostępniającego – a więc m.in. udostępnienie między wydziałami szkoły wyższej, między zakłada mi lub innymi jednostkami instytutu badawczego, jak również udostępnienie pracownikom, stałym współpracownikom lub studentom/doktorantom instytucji;
  • Udostępnianie „zewnętrzne” – w przypadku przekazywania infrastruktury badawczej do korzystania podmiotom lub jednostkom organizacyjnym niezależnym od Udostępniającego, pozostającym poza jego strukturą organizacyjną. Powyższe rozróżnienie może okazać się pomocne z uwagi na często odmienne zasady udostępniania infrastruktury „na zewnątrz” i „wewnątrz” struktury organizacyjnej Udostępniającego.

Różnice te dotyczą zazwyczaj obowiązku sporządzenia pisemnej umowy opisującej wyczerpująco zasady udostępnienia w przypadku udostępnienia podmiotowi trzeciemu („zewnętrznemu”), podczas gdy najczęściej, w przypadku udostępni eń „wewnętrznych”, nie zachodzi potrzeba sporządzania takiej umowy. Podobnie w przypadku odpłatnego bądź nieodpłatnego charakteru udostępnienia – obowiązek zapłaty „rynkowego” wynagrodzenia zazwyczaj wiąże się z przypadkami udostępnienia „zewnętrznego”, podczas gdy udostępnienia „wewnętrzne” pozostają co do zasady nieodpłatne.

Należy jednak pamiętać, że w obu przypadkach aktualny pozostaje obowiązek prowadzenia ewidencji udostępnianej infrastruktury wraz ze wskazaniem podmiotu lub jednostki organizacyjnej, której infrastruktura została powierzona.

W celu zapewnienia wysokiej efektywności procesu zarządzania strumieniem kompleksowych projektów „wewnętrznych” i „zewnętrznych” sugerowanym rozwiązaniem jest wskazanie kluczowej roli Koordynatora, którego zadaniem byłoby koordynowanie realizacji bieżącego portfolio projektów, w tym w priorytetyzacja zleceń w harmonogramie prac. Regulamin powinien nakładać na Opiekunów infrastruktury konieczność konsultacji z Koordynatorem wszelkich zmian lub modyfikacji, które mogłyby nieść jakiekolwiek konsekwencje na realizację projektów kompleksowych.

W przypadku udostępniania „wewnętrznego”, regulamin powinien precyzować następujące kluczowe kwestie:

  • Określenie formatu i minimalnej zawartości wniosku o udostępnienie infrastruktury badawczej;
  • Wskazanie osoby/jednostki organizacyjnej, do której kompetencji należy ocena wniosku i wyrażanie zgody na udostępnienie infrastruktury (zazwyczaj będzie to Dysponent infrastruktury, a więc jednostka organizacyjna w ramach struktur y Udostępniającego, do której przypisana jest dana infrastruktura – reprezentowana przez kierownika, dyrektora itp.);
  • Określenie podstawy udostępnienia infrastruktury – powszechną praktyką w przypadku udostępniania „wewnętrznego” jest udostępnianie infrastruktury na podstawie decyzji jej Dysponenta, bez konieczności zawierania szczegółowej umowy;
  • Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego – w przypadku udostępniania infrastruktury ruchomej do korzystania poza miejscem, do którego jest ona standardowo przypisana. Procedura udostępnienia „zewnętrznego” powinna poruszać następujące zagadnienia:
  • Określenie formatu i minimalnej zawartości wniosku o udostępnienie infrastruktury;
  • Wskazanie osoby/jednostki organizacyjnej, do której kompetencji należy ocena wniosku i wyrażanie zgody na udostępnienie infrastruktury (zazwyczaj będzie to Dysponent infrastruktury, a więc jednostka organizacyjna w ramach struktury Udostępniającego, do której przypisana jest dana infrastruktura – reprezentowana przez kierownika, dyrektora itp.);
  • Wskazanie osoby/jednostki organizacyjnej, do której kompetencji należy przygotowanie umowy o udostępnienie infrastruktury badawczej – wraz ze wskazaniem minimalnej treści tej umowy (w szczególności postanowienia dot. odpowiedzialności za udostępnioną infrastrukturę – por. pkt 2.6. poniżej);
  • Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego – w przypadku udostępniania infrastruktury ruchomej do korzystania poza miejscem, do którego jest ona organizacyjnie przypisana.

Przykład nr 7:

a) Podmiot lub jednostka organizacyjna, która zamierza korzystać z infrastruktury badawczej Udostępniającego, składa do Dysponenta infrastruktury wniosek o jej udostępnienie.

b) Wniosek, oprócz precyzyjnego określenia elementów infrastruktury, których dotyczy, zawiera uzasadnienie wskazujące na cel, w jakim udostępniana infrastruktura ma być wykorzystywana.

c) Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, Dysponent infrastruktury zwraca się do radcy prawnego o sporządzenie stosownej umowy o udostępnienie infrastruktury badawczej.

Umowa określa prawa i obowiązki stron oraz zasady odpowiedzialności za powierzoną infrastrukturę badawczą.

d) W przypadku, gdy infrastruktura badawcza ma być wykorzystywana poza miejscem, do którego jest organizacyjnie przypisana, jej przekazanie Korzystającemu odbywa się na podstawie protokołu  dawczo-odbiorczego podpisanego przez obie strony.

e) Miejsce, gdzie udostępniana infrastruktura badawcza ma być eksploatowana precyzyjnie określa zawarta umowa.

6. Opłaty za udostępnianie infrastruktury badawczej

Regulamin powinien określać przypadki, w których udostępnienie infrastruktury badawczej odbywa się odpłatnie i nieodpłatnie (np. poprzez nawiązanie do rozróżnienia zaproponowanego powyżej – udostępniania „wewnętrzne” i „zewnętrzne”). Możliwe jest zarówno przyjęcie rozwiązania, w którym wszystkie przypadki udostępnienia mają charakter odpłatny, jak też rozwiązania, ograniczającego odpłatność tylko do udostępnień „zewnętrznych”.

W sytuacjach, gdy nie będzie możliwe jednoznaczne rozdzielenie, w jakich przypadkach udostępnienie infrastruktury wiąże się z koniecznością uiszczenia odpowiedniej opłaty, możliwe jest zastosowanie klauzuli, pozostawiającej rozstrzygnięcie o obowiązku uiszczenia opłaty do decyzji Udostępniającego lub Dysponenta.

Przykład nr 8:

Udostępnienie infrastruktury badawczej innym jednostkom organizacyjnym w ramach struktury Udostępniającego, w szczególności na potrzeby ich bieżącej działalności badawczej, może mieć charakter zarówno odpłatny, jak i nieodpłatny. O wysokości opłaty i obowiązku jej uiszczenia w konkretnym przypadku decyzję podejmuje Dysponent biorąc pod uwagę uzasadnione interesy wszystkich zainteresowanych stron.

Określenie wysokości opłat za udostępnienie poszczególnych elementów infrastruktury badawczej (jeśli mają w danym przypadku zastosowanie), zazwyczaj nie następuje bezpośrednio w regulaminie, lecz poprzez odesłanie do innych dokumentów. Może być to cennik określony odpowiednim zarządzeniem upoważnionego organu instytucji udostępniającej lub polityka cenowa określająca odpłatność za tego typu usługi.

Określenie wysokości opłat za pośrednictwem obu typów dokumentów jest dopuszczalne i spotykane w praktyce. Jednak bardziej elastycznym, a przez to korzystniejszym rozwiązaniem jest wykorzystanie polityki cenowej. Polityka cenowa stanowi odrębny od regulaminu dokument, który określa główne zasady ustalania ceny, procedurę jej ustalania oraz osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg procesu. Polityka cenowa może mieć zarówno charakter wewnętrzny, jak i stanowić załącznik do regulaminu.

Takie rozwiązanie pozwoli zapobiec sytuacjom, gdy zmiana stawki określonej opłaty oznaczałoby konieczność zmiany regulaminu. Powszechnie stosowaną praktyką w tym zakresie jest ustalanie odrębnych cenników dla przypadków udostępnień „zewnętrznych” i „wewnętrznych” lub uwzględnianie tych różnic w polityce cenowej jednostki badawczej.

Ponadto omówienia w tej części regulaminu wymaga także kwestia sposobu rozliczeń w razie udostępnień o charakterze odpłatnym. W przypadku udostępnień „zewnętrznych”, wystarczające jest  odesłanie do odpowiednich postanowień umowy:

Przykład nr 9:

Zasady dokonywania rozliczeń i płatności z tytułu udostępnienia infrastruktury badawczej podmiotowi trzeciemu każdorazowo określać będzie odpowiednia umowa.

W przypadku udostępnień „wewnętrznych” i jednocześnie odpłatnych, konieczne będzie zawarcie w treści regulaminu odpowiednich postanowień dot. sposobu rozliczeń (za wyjątkiem sytuacji, gdy zawarta zostanie odrębna umowa regulująca te kwestie). Zalecane jest w takim przypadku zastrzeżenie, zgodnie, z którym Udostępniający wystawi odpowiednią notę wewnętrzną w oparciu o mający zastosowanie cennik (cennik wspólny lub osobny cennik wewnętrzny – o ile zastosowano „dualizm” cen).

W celu „uelastycznienia” regulaminu, możliwe jest zamieszczenie w nim klauzuli, pozwalającej Udostępniającemu na indywidualne ustalenie wysokości opłaty, w przypadku, gdy przemawiają za tym uzasadnione względy.

Przykład nr 10:

W uzasadnionych okolicznościach podyktowanych interesem obu stron, Udostępniający może ustalić z Korzystającym indywidualne stawki opłaty za udostępnienie infrastruktury badawczej.

7. Odpowiedzialność

Precyzyjne określenie w regulaminie zasad odpowiedzialności związanej z korzystaniem z infrastruktury badawczej udostępnianej przez organizację jest koniecznością. Wynika z potrzeby zabezpieczenia interesów Udostępniającego w przypadku stwierdzenia zaniedbań po stronie Korzystającego, skutkujących uszkodzeniem lub zniszczeniem udostępnionego mienia. Kwestia ta zyskuje na znaczeniu szczególnie w przypadku udostępniania „wewnętrznego”, a więc niepoprzedzonego, co do zasady, zawarciem szczegółowej umowy.

Umowa zawierana rutynowo w przypadku „zewnętrznego” udostępnienia infrastruktury, będzie regulować kwestie odpowiedzialności zarówno Korzystającego, jak i Udostępniającego w sposób indywidualnie ustalony między stronami. W przypadku zatem udostępnienia zewnętrznego, zasady odpowiedzialności ustalone w regulaminie tracą na praktycznym znaczeniu - nie ma zatem konieczności szczegółowego odnoszenia się do nich w regulaminie (wystarczające jest odesłanie do szczegółowych zasad odpowiedzialności określonych w indywidualnej umowie).

Wobec powyższego, omówieniu w ramach niniejszej części opracowania podlegać będą wyłącznie modele odpowiedzialności możliwe do zastosowania w przypadku udostępniania infrastruktury badawczej „wewnątrz” struktury organizacyjnej Udostępniającego.

a) Zasady odpowiedzialności Korzystającego

Określenie zasad odpowiedzialności, zgodnie z przyjętą praktyką, należy rozpocząć od ogólnego zastrzeżenia, zgodnie z którym Korzystający ponosi odpowiedzialność za prawidłową eksploatację udostępnionej do korzystania infrastruktury badawczej oraz za wszelkie szkody powstałe w udostępnionym mieniu.

Przykład nr 11:

Korzystający ponosi pełną odpowiedzialność na zasadach ogólnych za wszelkie szkody powstałe w udostępnionej infrastrukturze badawczej wynikłe z jego działania lub zaniechania, w tym w szczególności z użytkowania jej w sposób niezgodny z instrukcją użytkowania oraz zaleceniami Udostępniając ego, Dysponenta lub Opiekuna infrastruktury.

W razie potrzeby, możliwe jest zamieszczenie w regulaminie szczegółowych zasad odpowiedzialności polegających np. na jej zaostrzeniu lub złagodzeniu. Zaostrzenie może przejawiać się przykładowo w umieszczeniu w regulaminie zastrzeżenia regulaminu, może np. zakładać, że odpowiedzialność Korzystającego jest niezależna od jego winy, a więc od możliwości zarzucenia mu jakiegokolwiek zaniedbania, którego negatywnych skutków – oceniając obiektywnie - mógł się spodziewać.

Przykład nr 12:

Korzystający ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w udostępnionej infrastrukturze badawczej, wynikłe z jego działania lub zaniechania, w tym w szczególności z użytkowania jej w sposób niezgodny z Regulaminem, instrukcją użytkowania oraz zaleceniami Udostępniającego, Dysponenta lub Opiekuna infrastruktury, niezależnie od możliwości przypisania Korzystającemu winy.

Z kolei złagodzenie rygorów odpowiedzialności Korzystającego może przybrać co najmniej dwieróżne formy:

  • po pierwsze, możliwe jest ich ograniczenie do z góry określonej kwoty ustalonej na przykład ryczałtowo lub jako procentowa wartość udostępnionego mienia.

Przykład nr 13:

Korzystający ponosi odpowiedzialność do kwoty stanowiącej równowartość 50% wartości rynkowej udostępnionej infrastruktury badawczej za wszelkie szkody powstałe w udostępnionej infrastrukturze badawczej, wynikłe z jego działania lub zaniechania, w tym w szczególności z użytkowania jej w sposób niezgodny z Regulaminem, instrukcją użytkowania oraz zaleceniami Udostępniającego, Dysponenta lub Opiekuna infrastruktury.

  • po drugie, możliwe jest zamieszczenie w regulaminie zastrzeżenia, zgodnie z którym odpowiedzialność Korzystającego powstanie tylko w przypadku stwierdzenia rażącego zaniedbania lub – w skrajnym przypadku – umyślności.

Przykład nr 14:

Korzystający ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w udostępnionej infrastrukturze badawczej, wynikłe z jego działania lub zaniechania noszącego znamiona rażącego zaniedbania, w tym w szczególności z użytkowania jej w sposób oczywiście niezgodny z Regulaminem, instrukcją użytkowania oraz zaleceniami Udostępniającego, Dysponenta lub Opiekuna infrastruktury.

Przykład nr 15:

Korzystający ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w udostępnionej infrastrukturze badawczej, wynikłe z jego umyślnego działania lub zaniechania, w tym w szczególności z użytkowania jej w sposób oczywiście niezgodny z Regulaminem, instrukcją użytkowania oraz zaleceniami Udostępniającego, Dysponenta lub Opiekuna infrastruktury.

Zwracamy jednak uwagę, że ograniczenie odpowiedzialności do przypadków umyślnego działania lub zaniechania w praktyce znaczą co ograniczy Udostępniającemu możliwość dochodzenia naprawienia szkód wyrządzonych przez Korzystającego.

W ramach omawianej części regulaminu, niezwykle istotne jest zamieszczenie klauzuli rozszerzającej odpowiedzialność Korzystającego także na przypadki zaniedbań wszelkich osób, przy których pomocy korzysta on z udostępnionej infrastruktury lub którym umożliwił korzystanie z takiej infrastruktury (np. asystenci, współpracownicy itp.). We wszystkich tego typu przypadkach, Korzystający powinien odpowiadać identycznie jak za własne działania lub zaniechania.

Przykład nr 16:

Za działania lub zaniechania osób, które w imieniu Korzystającego lub za jego zgodą korzystają z udostępnionej mu infrastruktury badawczej, Korzystający odpowiada na takich samych zasadach i w takim samym zakresie jak za własne działania lub zaniechania.

b) Zasady odpowiedzialności Udostępniającego Rozpowszechnioną praktyką stosowaną przez instytucje eksploatujące i udostępniające infrastrukturę badawczą jest zamieszczanie w regulaminach klauzul wyłączających odpowiedzialność udostępniającego w takich przypadkach jak:

  • Korzystanie z infrastruktury badawczej w sposób niezgodny z instrukcją obsługi, zaleceniami Udostępniającego, Dysponenta lub Opiekuna infrastruktury, odbytymi szkoleniami lub regulaminem;
  • Korzystanie z infrastruktury badawczej przez osoby nieposiadające odpowiednich kwalifikacji;
  • Awaria infrastruktury badawczej (podzespołów, oprogramowania itp.) w przypadku, gdy Udostępniającemu nie można przypisać odpowiedzialności za takie z darzenie.

Niezależnie od powyższych zasad odpowiedzialności, możliwe jest zastosowanie w regulaminie klauzul całkowicie wyłączających odpowiedzialność Udostępniającego za wszelkie szkody powstałe u Korzystającego w związku z korzystaniem z udostępnionej infrastruktury badawczej. W efekcie, korzystanie z infrastruktury przez Korzystającego odbywałoby się na jego wyłączne ryzyko (za wyjątkiem przypadków umyślnego działania Udostępniającego, ponieważ na takie ograniczenie odpowiedzialności nie zezwalają przepisy prawa).

Przykład nr 17:

Udostępniający w żadnym przypadku nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez infrastrukturę lub w związku z jej eksploatacją przez Korzystającego.

Zalecane jest zachowanie szczególnej ostrożności w przypadku stosowania klauzul rozszerzających odpowiedzialność Korzystającego bądź wyłączających odpowiedzialność Udostępniającego. Takie postanowienia regulaminu mogą być w określonych przypadkach uznane za naruszające interesy konsumentów (a do takich należeć będą zazwyczaj studenci i doktoranci). Każdy przypadek zastosowania takiej klauzuli powinien być bezwzględnie poprzedzony analizą jego prawnej dopuszczalności.

1 Tj. instytutów badawczych w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych,  zy też jednostek naukowych Polskiej Akademii Nauk, o których mowa w ustawie o Polskiej Akademii  auk z dnia 30 kwietnia 2010 r

Źródło: Opracowanie eksperckie Deloitte Innovation Consulting

Przeczytaj również

Tagi:

Treść jest dostępna dla zalogowanych użytkowników.
 
 
 
Nie posiadasz jeszcze konta?
Kliknij tu, aby się zarejestrować
 
Nie pamiętasz hasła?
Kliknij, aby ustanowić nowe hasło