Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Aktualności

Artykuł Ważne terminy dla uczelnianych spółek celowych

Ważne terminy dla uczelnianych spółek celowych

Z reguły rokiem obrotowym, służącym dokonaniu rozliczenia i podsumowania funkcjonowania spółki w okresie kolejnych dwunastu miesięcy kalendarzowych, jest rok kalendarzowy. Należy pamiętać, że podsumowanie i rozliczenie powinny być dokonane w terminie 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, czyli w przypadku roku obrotowego 2013 – do 30 czerwca 2014 roku.

W powyższym terminie władze spółki powinny podjąć następujące decyzje, niezależnie od formy prawnej uczelnianej spółki celowej:

  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki w roku obrotowym 2013;
  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2013;
  • powzięcie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty, jeżeli spółka w roku obrotowym odnotowała zysk lub stratę;
  • udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków.

Decyzje w tych sprawach powinny być podjęte na tzw. zwyczajnym zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub na zwyczajnym walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej, odbywających się w każdej spółce raz do roku. Ponadto warto zwrócić uwagę, że istotna jest forma, w jakiej uchwały w opisanych sprawach powinny zostać podjęte. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, o ile na zgromadzeniu nie jest podejmowana jednocześnie decyzja o zmianie umowy spółki, wystarczająca będzie zwykła forma pisemna. W przypadku zaś spółki celowej będącej spółką akcyjną niezależnie od rodzajów podejmowanych uchwał zawsze konieczne będzie zaprotokołowanie uchwał przez notariusza.

Niezwykle ważne jest zadbanie o skuteczne zwołanie zgromadzeń podejmujących opisywane uchwały, szczególnie w przypadku utworzenia spółki celowej przez kilka uczelni publicznych lub kilka uczelni niepublicznych (art. 86b ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym), a zatem gdy w spółce działa kilku wspólników. Uchwały podjęte przez nieprawidłowo zwołane zgromadzenie są bowiem wadliwe i podlegają uchyleniu, co w konsekwencji może uniemożliwić terminowe wywiązanie się z obowiązku zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Należy pamiętać, że zwołanie zgromadzenia spółki jest co do zasady obowiązkiem zarządu. Obowiązek ten w przypadku spółki z o.o. powinien być zrealizowany poprzez wysłanie zawiadomień o zgromadzeniu listem poleconym lub przesyłką kurierską na co najmniej dwa tygodnie przez terminem zgromadzenia, w przypadku zaś spółki akcyjnej – poprzez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jeżeli wszystkie akcje wyemitowane przez uczelnianą spółkę akcyjną są akcjami imiennymi, co będzie zasadą w przypadku tego typu spółek, wówczas zgromadzenie może być zwołane w trybie przewidzianym dla spółki z o.o. Ponadto warto podkreślić, że zawiadomienie o zgromadzeniu w przypadku obu rodzajów spółek powinno również zawierać szczegółowy porządek obrad, gdyż w sprawach nieobjętych tym porządkiem i w związku z tym mogących stanowić swoiste zaskoczenie dla wspólnika, nie można podejmować uchwał na zgromadzeniu. Natomiast jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i żadna z obecnych osób nie wniosła sprzeciwu, wyjątkowo można odbyć zgromadzenie, pomimo braku formalnego zwołania, lub głosować nad uchwałami, które nie były objęte porządkiem obrad.

Podjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu i sprawozdania finansowego nie wyczerpuje jednak obowiązków spółki związanych z dokonaniem rocznego podsumowania jej funkcjonowania. Dokumenty w postaci sprawozdania finansowego, ewentualnej opinii biegłego rewidenta, uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdania zarządu z działalności powinny zostać złożone w sądzie rejestrowym w ciągu 15 dni od dnia podjęcia uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Chcąc zatem dochować wszystkich obowiązków związanych z rozliczeniem roku obrotowego, należałoby złożyć komplet dokumentów w sądzie rejestrowym do dnia 15 lipca 2014 r. Jeżeli jednak zatwierdzenie sprawozdania finansowego odbyło się wcześniej niż 30 czerwca 2014 r. lub później – wówczas 15-dniowy termin biegnie od daty rzeczywistego podjęcia uchwały.

PRZYKŁAD 1
Zwyczajne zgromadzenie wspólników uczelnianej spółki z o.o. odbyło się 3 czerwca 2014 r. i w tym dniu zostało zatwierdzone jej roczne sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe wraz z innymi wymaganymi dokumentami powinno zatem zostać złożone w sądzie rejestrowym najpóźniej w dniu 18 czerwca 2014 r.

PRZYKŁAD 2
Zwyczajne walne zgromadzenie uczelnianej spółki akcyjnej odbyło się z uchybieniem ustawowego terminu 7 lipca 2014 r. i w tym dniu zostało zatwierdzone jej roczne sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe wraz z innymi wymaganymi dokumentami powinno zatem zostać złożone w sądzie rejestrowym najpóźniej w dniu 22 lipca 2014 r.

Niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym naraża członków zarządu spółki uczelnianej na odpowiedzialność karną, zagrożoną karą grzywny lub ograniczenia wolności.

Źródło: Radca Prawny Lidia Szczęsna z Kancelarii Radców Prawnych Baurska, Senkowska, Szczęsna i Partnerzy, www.bsskancelaria.pl

Przeczytaj również

Tagi:

Treść jest dostępna dla zalogowanych użytkowników.
 
 
 
Nie posiadasz jeszcze konta?
Kliknij tu, aby się zarejestrować
 
Nie pamiętasz hasła?
Kliknij, aby ustanowić nowe hasło

Ważne wydarzenia i terminy

 

Aktualności

Umowa licencyjna jako jedna z głównych form komercjalizacji

Na najbardziej dojrzałych rynkach (zwłaszcza na rynku amerykańskim) najbardziej popularną formą (ścieżką) komercjalizacji...

więcej
Modelowe scenariusze badań zleconych w relacjach umownych pomiędzy przedsiębiorcą i jednostką naukową

Aby relacja pomiędzy przedsiębiorcą i jednostką naukową była owocna dla obu jej stron, powinna ona zostać ukształtowana w sposób...

więcej

Publikacje dla praktyków

thumbImage
Polityka rachunkowości w ramach komercjalizacji B+R
Egzemplarz bezpłatny